Cryptshare for NAV en Business Central maakt veilig versturen e-mails en bestanden vanuit Microsoft Dynamics mogelijk

18 juni 2019
Cryptshare

Cryptshare en Microsoft-specialist Orgavision hebben Cryptshare for NAV ontwikkeld. Met deze connector kunnen rechtstreeks e-mails en bestanden vanuit Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Dynamics 365 Business Central worden verzonden.

Of het nu gaat om aanbiedingen, bestellingen, facturen of betalingsherinneringen – met de Cryptshare for NAV-connector kunnen gebruikers met enkele muisklikken documenten en bestanden direct vanuit hun ERP-omgeving versleutelen en verzenden. Bestanden eerst opslaan en dan toevoegen aan een e-mail is verleden tijd, gebruikers hoeven niet meer uit hun ERP-systeem terwijl de volledige flow van de e-mail  volledig worden kan worden gevolgd.

Bij het gebruik van Cryptshare for NAV kunnen verschillende encryptiemogelijkheden worden geselecteerd. De gebruiker kan zelf bepalen hoe de mail beveiligd moet worden, zo heeft hij de keuze om het onderwerp van de e-mail, de tekst van de e-mail en/of de bestandsnamen al dan niet te versleutelen. De bijgevoegde bestanden worden altijd versleuteld. Voor het wachtwoord kan de gebruiker kiezen uit zelf een wachtwoord aanleggen, een wachtwoord door het systeem laten aanleggen of geen wachtwoord te gebruiken.

Encryptie: veiligheid en gebruiksgemak gaan hand in hand

In zakelijke communicatie speelt e-mail nog steeds een belangrijke rol. Helaas is e-mail een geliefd doelwit voor cybercriminelen, omdat een e-mail standaard zonder beveiliging wordt verstuurd. Daarom beveiligen steeds meer organisaties hun e-mail met een oplossing als Cryptshare. Deze bewustwording is sinds de intrede van AVG een jaar geleden, alleen maar groter geworden.

Tegelijkertijd worden processen steeds meer gedigitaliseerd. Toeleveranciers én klanten verwachten bijvoorbeeld een geautomatiseerde orderverwerking, inclusief directe orderbevestiging, leveringsbevestiging én een factuur in de mailbox. Met Cryptshare for NAV kunnen deze handelingen allemaal vanuit Microsoft Dynamics gedaan worden. De vooraf toegewezen velden in Cryptshare for NAV besparen hier veel tijd. De verzender, de  geadresseerde en de onderwerpregel worden automatisch ingevuld bij het verzenden van de bestanden.

“Een ERP-systeem moet voldoen aan de individuele eisen van een bedrijf, zoals specifieke branchespecificaties of speciale processen”, legt Michael Burrmeister, Sales Manager DACH en Benelux bij Orgavision, uit. “Het doel is de volledige en transparante dekking van het bedrijfsproces. Tegelijkertijd wordt de bescherming van de gegevens steeds belangrijker. Veiligheid mag daarbij niet ten koste gaan van het gebruiksgemak. Dat is de reden dat we Cryptshare for NAV hebben ontwikkeld.”

Lucien Barink, General Manager Benelux bij Cryptshare, voegt hieraan toe: “Met deze samenwerking hebben we een oplossing gecreëerd die niet alleen bedrijven helpt om hun zakelijke communicatie te beveiligen en het werk voor hun medewerkers te vergemakkelijken, maar die ook tijd en geld bespaart. Het gebruiksgemak maakt tijdrovende of dure training overbodig, terwijl de naadloze integratie in de Microsoft Dynamics-omgeving echt waarde toevoegt op het gebied van efficiëntie en gebruikersacceptatie.”

Volgens Cryptshare-partner ECMsolutions biedt Cryptshare voor NAV en Business Central antwoord op een vraag die bij veel organisaties speelt. Guy Marijnissen, implementation consultant bij ECMsolutions, vertelt: “Bij veel bedrijven met Microsoft ERP-systemen speelt de vraag hoe ze op een veilige manier documenten zoals offertes, inkoopopdrachten, facturen en andere documenten kunnen versturen vanuit het ERP. Die vraag is alleen maar actueler geworden door AVG. Wij kunnen onze klanten die met Microsoft Dynamics werken, daar nu een sluitend antwoord op geven. Met Cryptshare voor NAV en Business Central hebben de gebruikers de beschikking over alle functionaliteit zoals deze standaard in Cryptshare aanwezig is, wat inhoudt dat ze naast de versleuteling, ook audit trails kunnen bijhouden en kunnen zien of een document afgeleverd en of gedownload is. Bij ECMsolutions gebruiken wij zelf ook NAV en Business Central als ERP en zien dan ook direct de toegevoegde waarde.”