In 3 stappen naar een betere perslijst dan je concurrenten

Perslijsten: veel marketing en PR-professionals hebben er een haat-liefde relatie mee. Ik hoef denk ik niet uit te leggen dat zo’n lijst handig en waardevol is. Als PR-bureau, zien we onze perslijsten als ‘ons goud’ en zijn onze mediarelaties van onschatbare waarde.

Maar het bijhouden van perslijsten is een gedoe en vooral tijdrovend. Als je perslijsten niet up-to-date zijn dan loop je het risico op email-bounces op jouw persbericht. Of je verspilt tijd aan het vinden van het correcte nummer van de journalist die je juist op dat moment snel nodig hebt.

Als je snel aan de slag wilt met communicatie richting de pers, dan is het prima om een – bestaande en waarschijnlijk verouderde – medialijst te gebruiken van bijvoorbeeld een collega. Wie weet levert het ook nog wat resultaten op en wordt jouw eerste persbericht opgepikt. Of staat net die ene journalist op diezelfde perslijst die een interview wilt doen met de Europese directeur die op bezoek is in Nederland.

Maar je wilt meer: meer PR-resultaten, betere naamsbekendheid en bouwen aan media relaties. Hoe kan je nog meer halen uit jouw perslijst? En hoe zorg je ervoor dat die perslijst steeds effectiever wordt en je uiteindelijk een betere perslijst hebt dan concurrenten?

In deze blog beantwoord ik die vragen in drie stappen.

Stap 1: Een perslijst inkopen of zelf opbouwen

Als je als PR-professional ergens nieuw binnen komt of als marketing professional met PR-verantwoordelijkheden van start gaat binnen jouw organisatie, dan is er 1 ding zeker: je hebt een perslijst nodig. Dat kan je op twee manieren doen: een media database inkopen of de perslijst zelf opbouwen.

Mijn advies in 99% van de gevallen is zelf opbouwen. De eerste opzet is idealiter een perslijst die je zelf ooit hebt gebruikt of die jouw voorganger voor je heeft achter gelaten. Die lijst is waarschijnlijk wat verouderd, maar is een prima begin omdat ie gebaseerd is op bestaande contacten en/of is gericht op de juiste sector en doelgroep.

Natuurlijk zijn er ook partijen die perslijsten aanbieden. In de meer dan 15 jaar dat ik in de PR actief ben, heb ik veel verschillende mediadatabases gezien en gebruikt. Persoonlijk ben ik geen fan van Internationale mediadatabases omdat ze vaak een lage prioriteit geven aan het updaten van de Nederlandse media of specifieke industrieën, zoals de technologiesector in ons geval. Helaas is Nederland voor de meeste Internationale databaseleveranciers geen tier 1 land en mag je blij zijn als een deel van de Nederlandse media ieder jaar een keer wordt ge-update.

Als je dan toch een perslijst wilt inkopen, kies dan voor een Nederlandse partij. Een aantal opties:
– Mediacontent.nu (heette eerder Media Profiler)
– PR-Dashboard (ook bekend onder de naam DePerslijst)
– Smart PR

Lees dit artikel op Frankwatching waarin een aantal perslijsten, waaronder die van de leveranciers hierboven, op een rijtje zijn gezet. Handig om een beeld te vormen wat je kan verwachten als je je perslijsten wilt inkopen en waar je op moet letten als je partijen gaat vergelijken. (Let op: dit artikel is van een aantal jaren terug en de functionaliteiten en prijzen kunnen inmiddels zijn gewijzigd)

Heb je nog geen perslijst die als basis kan dienen en kies je ervoor om ook geen mediadatabase in te kopen, dan zit er niets anders op om de perslijst vanaf scratch zelf samen te stellen. Deze video helpt je op weg.

Stap 2: Verbeteren met specifiekere, persoonlijke, up-to-date contactgegevens

Als je een perslijst hebt, zorg er dan voor dat je die continu – het liefst na iedere PR-activiteit – verbetert. Check en update in ieder geval de volgende twee zaken om de waarde van jouw medialijst te laten groeien.

#1  Toets bij iedere PR-actie of jouw lijst niet nog specifieker kan

In dit geval: minder is beter. Ieder bedrijf heeft een kernlijst van redacties en journalisten die altijd op de hoogte gehouden moeten worden. Dat zijn vaak de vaktitels en redacteuren uit jouw specifieke branche. Zorg ervoor dat andere bladen of journalisten, die bijvoorbeeld schrijven voor kranten, management bladen of niche titels (specifiek voor sectoren zoals zorg, overheid en HR), niet op die kernlijst staan. Doe je dit niet dan loop je het risico dat deze laatste groep journalisten je in de toekomst niet meer serieus nemen. Je hebt ze immers al meerdere malen bestookt met irrelevante content.

#2  Update de perslijst met directe, persoonlijke contactgegevens

Een perslijst die ouder is dan een paar maanden bevat vrijwel zeker verouderde informatie. Het hebben van de juiste contactgegevens bepalen hoe effectief jouw persbericht is of hoe gericht en snel je een PR activiteit kan uitvoeren.

Bonus tip: communicatievoorkeuren toevoegen

Nog iets over die contactgegevens. Heb je een persoonlijk e-mail adres of een mobiel nummer? Update jouw perslijst met die informatie. Wat je er vervolgens mee doet, is nog belangrijker. Houd rekening met de communicatievoorkeuren van journalisten. In welke mailbox willen ze persberichten ontvangen? En wie wil liever gebeld, gemaild of via WhatsApp worden gecontacteerd? Die communicatievoorkeuren zijn vaak onderdeel van een redactieproces om de overvloed aan inkomende berichten en vragen te managen. Respecteer ze dus en ervaar hoe het jouw werk met journalisten makkelijker maakt.

Stap 3: Verrijk jouw medialijst voor snellere, effectievere PR en bouw écht aan je media relaties

Hoe meer je weet over jouw perscontacten des te beter. Je krijgt de juiste journalist immers sneller te pakken en je kan betere inschattingen maken van het verwachte effect van jouw PR-activiteiten. Het allerbelangrijkste: door je te blijven interesseren in journalisten waar je regelmatig of af en toe mee werkt, bouw je aan een lange termijn relatie. Maar hoe en met welke informatie verrijk je jouw perslijst?

Hieronder een paar suggesties:
a)  Weet naar welke events en beurzen bezoeken journalisten gaan. Dit geeft je informatie over relevante onderwerpen, interessegebieden én beschikbaarheid

b)  Houd bij welke interacties er zijn geweest met jouw bedrijf. Met welke woordvoerders heeft hij/zij gesproken en waarover. Welke evenementen van jouw bedrijf heeft hij/zij bezocht en wat waren de ervaringen?

c)  Maak onderscheid tussen journalisten die jouw bedrijf al kennen en volgen en redacteuren die nog relatief onbekend zijn met de organisatie die jij vertegenwoordigt. Zo weet je ook aan welke media relaties je nog moet werken. En daar kan je jouw toekomstige PR-inspanningen weer op afstemmen. Geen enkel bedrijf heeft onbeperkt tijd of geld om PR te doen, dus slimme keuzes maken is een must.

Een goede perslijst staat niet gelijk aan goede media relaties

Wat mij betreft staat de relatie met journalisten en redacties centraal in alles wat we vanuit PR doen. Een perslijst is een handig en effectief middel om die media relaties goed te onderhouden. Het echte verschil maak je door die lijst in te zetten om de juiste journalisten met de juiste verhalen en content te verbinden. En dat blijft toch echt mensenwerk. Succes!