Hoe word je een tech PR pro? – deel 3

In december 2014 begon ik als onervaren junior bij tech PR bureau En Serio. Met Eric, Marlies, Emile en Ineke als mijn ervaren leermeesters (en juffen) sta ik aan de voet van een nieuwe carrière. Hoe word ik zo snel mogelijk een tech PR pro, en belangrijker nog, hoe blijf ik op snelheid om in deze hectische wereld bij te blijven?

Inmiddels ben ik alweer een paar maanden verder en ‘still standing’. De IT termen beginnen me eindelijk te dagen en ook het benaderen van journalisten gaat stukken beter. Ik krijg steeds meer taken op mijn lijstje en ik zit er lekker in. Toch slaat af en toe de hectiek van PR me flink om de oren. Want al die taken zijn leuk, maar hoe ga ik ervoor zorgen dat ik al mijn deadlines blijf halen, het overzicht bewaar én contact houd met iedereen?

Plannen met Asana

Ik ben nog steeds op zoek naar de juiste manier van het plannen van mijn activiteiten. Wij werken met het prachtige planningssysteem Asana, waarin iedereen netjes bij kan houden waar hij of zij mee bezig is, wat de status daarvan is en wat de deadline van het project is. Dit werkt goed, echter is een zekere mate van consequentie vereist. Deadlines in de toekomst zijn zwart of groen. Wanneer je deze niet haalt of op tijd afvinkt, worden ze rood. Verschijnen en dus meer rode dan groene deadlines, dan gaat er iets mis. Het kan namelijk best zo zijn dat je je eigen gestelde deadline niet haalt, gewoonweg omdat je in afwachting bent van een actie van klant of collega. Gevolg is dus dat je de deadlines van al de opvolgende taken waarschijnlijk ook niet haalt. Om te voorkomen dat deze allemaal rood kleuren, moet je dus ál de deadlines verplaatsen naar de toekomst.

Mijn inbox werkt voor mij ook als een to-do-lijst. Ik kan namelijk niet zo goed tegen lange lijsten, ook niet in mijn inbox. Ik archiveer daarom de mailtjes waar geen verdere actie van mij op zit en markeer degene die ik nog moet opvolgen met een rood vlaggetje. Zodra een mail is opgevolgd, archiveer ik deze keurig in het mapje onder de desbetreffende klant. Maar ook dit blijkt niet altijd ideaal. Want archiveren is leuk, maar wanneer je in je enthousiasme de mailtjes onbewust naar een verkeerd mapje sleept, probeer dan nog maar eens een mail terug te vinden.

Afvinkvakjes en tijdstippen

De laatste is een tip van Eric. Hij vertelde mij hoe hij zijn planning (af en toe) maakt. Je kent ze wel, de smalle ‘Things to do today’ boekjes, met een ringband en van die handige hokjes waar je al je taken in kunt zetten en afvinken. De afvinkvakjes kun je gebruiken om tijdstippen in te zetten. Zo kun je dus precies aangeven van hoe laat, tot hoe laat je ergens mee bezig kunt zijn. Belangrijk hierin is dat je deze inschatting dan ook kunt maken. Er komen namelijk altijd onvoorziene dingen tussendoor, of taken duren nou eenmaal langer dan gepland.

Ik werk nu met een combinatie van alle drie de mogelijkheden. Halen van deadlines is op dit moment in elk geval een makkie, want zodra ik ze niet haal in het ene systeem, heb ik nog twee kansen in de andere systemen. Maar mijn zoektocht gaat verder, heb jij de gouden tip? Ik hoor het graag!