Hoe we als PR-bureau de cloud in gingen

‘Journey to the cloud’. Juist ja, dat is die veelgebruikte leus door IT-leveranciers als VMware, IBM, EMC en Microsoft. Als PR-bureau voor technologiebedrijven ontkomen we niet aan het fenomeen cloud. Regelmatig schrijven we case studies voor klanten over hun klanten. En vaak heeft de verandering of vernieuwing die we in zo’n verhaal beschrijven ergens iets te maken met diezelfde wolk van rekenkracht, opslagcapaciteit en applicaties.

De cloud raakt iedereen

De gesprekken met eindgebruikers over hun uitdagingen en keuzes voor bepaalde oplossingen of leveranciers vergen inlevingsvermogen van de interviewer: de journalist, tekstschrijver of PR-professional. In veel gevallen is de ondervrager dus zelf geen ervaringsdeskundige. De cloud is daar een uitzondering op, want het raakt het werk of leven van vrijwel iedereen en ligt dus dicht bij ons. Het zou ook een tikkie ironisch (en ongeloofwaardig) zijn als we elke dag iets namens onze klanten over cloud communiceren, maar als PR-bureau voor technologiebedrijven diezelfde IT-wolk zelf zouden vermijden.

PR-bureau voor technologiebedrijven: reis naar de cloud

In de afgelopen 6 jaar hebben we als technologie PR-bureau onze eigen reis naar de wolken gemaakt. Waarschijnlijk niet op de strategische manier en met de budgetten die middelgrote en grote organisaties erop nahouden. Maar wie weet wel herkenbaar voor kleine of dienstverlenende organisaties die toe zijn of al bezig zijn met hun eigen ‘journey to the cloud’. Ik sta stil bij een enkele momenten tijdens de cloud-reis van En Serio.

Overstappen naar ‘wolkvriendelijke’ leveranciers

De minst ingrijpende verandering, maar wel eentje die gemak en snelheid brengt. Zo stapten wij een aantal jaren geleden bijvoorbeeld over van een traditionele boekhouder naar de innovatieve cloud-gebaseerde financiële dienstverlener IBEO. Eerder moest ik persoonlijk onze stapel fysieke facturen naar de boekhouder brengen. Nu kan al het papierwerk digitaal worden geupload naar de boekhoud-cloud en worden onze cijfers (near-)realtime bijgewerkt. Wat het ons oplevert? Tijdwinst, beter en sneller inzicht en flinke kostenbesparingen omdat onze nieuwe boekhouder ons als klant mee laat profiteren van de schaalvoordelen van de cloud.

Processen in de cloud samenbrengen

Een van de belangrijkste maar ook vervelendste aspecten van de dienstverleningsbranche is tijdregistratie. 5 jaar geleden prutsten we er rustig op los in excelsheets. Regelmatig versprongen er formules of stopten de sheets er uit zichzelf mee. Uiteraard gebeurde dit altijd op de minst gewenste momenten (bijvoorbeeld op vrijdagmiddag). Met alle frustraties van dien. Overstappen naar de betrouwbare, cloud-gebaseerde toepassing Harvest was een no-brainer. Waarom? Het doet het altijd (mits je een internetverbinding hebt) en is gebruiksvriendelijk. En we profiteren van meer en makkelijker inzicht in hoe we het doen als team en waar we nog beter, slimmer en effectiever kunnen werken.

En nu we een aantal processen via cloud-toepassingen hebben ingericht, is de volgende stap om de toepassingen slim te koppelen. Zo hebben we onlangs onze digitale, cloud-based to-do lijst-app Asana gekoppeld aan Harvest. Daardoor kunnen we met een aantal logische klikken zowel een taak afvinken als de tijd loggen die we aan die taak hebben besteed.

Continuïteit PR-bureau vanuit de cloud

Recentelijk zijn we verhuisd naar een nieuw pand en hebben we het team en tegelijkertijd dus ook de pool laptops uitgebreid. Een mooi moment om na te denken over onze backup-strategie. De kans op diefstal en verlies van een apparaat of een computercrash was immers toegenomen. Ik besloot advies te vragen aan onze IT-specialist over welke backup-software we het beste zouden kunnen gebruiken om alle computers te beschermen. Zijn antwoord verraste me. In plaats van een aantal softwarepakketten op te noemen, sprak hij de legendarische woorden: maar waarom heb je dat nodig als je de meeste zaken in de cloud hebt ondergebracht?

Dat was precies het moment dat ik besefte dat we in een paar jaar tijd als bedrijf veel van onze IT, apps, opslagcapaciteit en processen hebben toevertrouwd aan de cloud. Dat het ons werk makkelijker en prettiger heeft gemaakt is zeker. En dat de impact van een kapot of verloren apparaat nu vele malen minder is en we er bovendien minder inspanning en budget aan hoeven te wijden, is een gegeven. So far, so good.

En nu?

Als we onze klanten en andere branchepartijen mogen geloven, heeft de cloud nog lang de top van z’n kunnen niet bereikt. Maar wat betekent dat eigenlijk voor organisaties als wij? En hoe ziet ons werk als technologie PR-bureau er over 5 tot 10 jaar uit met een nog betere, slimmere, snellere cloud? Zijn we dan nog steeds helemaal in de wolken? Ik ben heel benieuwd.